Archivsoftware oder auch Archivprogramme wurden früher ausschließlich im Archivwesen zur Erschließung von Archivalien eingesetzt. Heute sind Bezeichnungen wie „Dateiensammler“ oder „Datenmessi“ nicht selten, sodass es im Privaten oder auch gewerblichen Nutzungsbereich von Bildern und Videos schnell nötig wird, ein eigenes Archiv anzulegen, um noch einen Überblick zu gewährleisten. Aber auch kurz nach der Anschaffung einer digitalen Kamera, mit der weitaus mehr Bilder als noch mit einer analogen Kamera gemacht werden, stellt sich die Frage nach einer sinnvollen Ordnung und damit nach einer Archivierung.

Hierzu gibt es verschiedene Programme, die je nach Bedarf zahlreiche Funktionen bieten, um den gesamten archivarischen Arbeitsablauf zu strukturieren. Die Archivierungskriterien können meist individuell gewählt werden, sodass man Bilder oder Videos nach Art, Datum, Größe, etc. ablegen kann. Das Anlegen von Datensätzen geht meist sehr schnell. Zur Erweiterung bieten viele Datenbanken außerdem über das Internet eine Funktion zur Komplettierung der Datensätze zu Filmen oder auch Audio-Dateien an.

Eine weitere Funktion der Archivierung neben der Ordnung verschiedener Dateien kann außerdem die Sicherung von Dateien sein. Hier bieten die meisten Archivierungsprogramme entweder ein eingebautes Brenn-Menu oder erleichtern die Ablage und Archivierung auf externen Festplatten durch spezielle Backup-Funktionen. Viele Programme beinhalten außerdem die Möglichkeit, verschiedene Vermerke einzufügen, wie zum Beispiel ob und wann eine Datei verschickt wurde.

Spezielle Programme zur Bildarchivierung bieten als besonderes Extra sogar eine intuitive Gesichtserkennung an. So kann aus allen Bildern nach einer ganz speziellen Person gesucht werden. Ganz praktisch können auch Bilder oder ganze Sammlungen entweder in Druckauftrag gegeben werden oder auf Weblogs geladen werden.